Co zawiera ewidencja czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy ma za zadanie potwierdzenie ilość godzin przepracowanych przez danego pracownika, na podstawie których ustala się kwotę wynagrodzenia. Dlatego też należy zadbać o aktualizację dokumentu na koniec miesiąca, aby móc poprawnie wypłacić wynagrodzenie. W ewidencji czasu pracy powinny znaleźć się informacje o:
- ilości przepracowanych godzin ogółem,
- pracy w niedzielę lub święta,
- pracy w godzinach nocnych,
- przepracowanych nadgodzinach,
- pracy w dodatkowe dni wolne,
- dyżurach,
- urlopach,
- L4,
- innych usprawiedliwieniach nieobecności w pracy,
- czasie pracy osób młodocianych, które nie powinny wykonywać danej pracy, jednak w ramach przygotowanie do zawodu wykonują tą prace.
Forma, w której będzie prowadzona ewidencja czasu pracy, jest dowolna, jednak musi zawierać powyższe informacje. Warto również wiedzieć, że dla każdego pracownika ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona indywidualnie. Ponadto ewidencja czasu pracy może również zabierać osobą rubrykę, w której odnotowuje się spóźnienia pracowników.
Jakie symbole muszą być zawarte w ewidencji czasu pracy?
Aby prawidłowo móc rozliczyć czas pracy każdego pracownika, stosuje się ogólnie przyjęte symbole, które dostarczają informacji szczególnie o nieobecnościach pracownika. Najczęściej w ewidencji czasu pracy używa się symboli:
- Ch – chorobowe,
- Op – opieka nad dzieckiem do 14. roku życia lub nad innym członkiem rodziny,
- Uw – urlop wypoczynkowy,
- Uż – urlop na żądanie,
- Um – urlop macierzyński,
- Uojc – urlop ojcowski,
- Urodz – urlop rodzicielski,
- Uwych – urlop wychowawczy,
- Uok – urlop okolicznościowy związany ze ślubem lub pogrzebem członków rodziny,
- Ub – urlop bezpłatny,
- Zw. art 188 kp dla rodziców wychowujących dziecko poniżej 14 roku życia,
- NUN – nieobecność usprawiedliwiona niepłatna,
- NUP – nieobecność usprawiedliwiona płatna.
Tak określone symbolicznie nieobecności usprawniają proces wypełniania ewidencji czasu pracy każdego pracownika.
Kiedy prowadzenie czasu pracy jest obowiązkowe?
Z reguły każdy pracodawca powinien prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika. Jednak istnieją pewne wyjątki, do których należy zatrudnienie w oparciu o zadaniowy system pracy. Ponadto pracownik otrzymujący ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w godzinach nocnych nie musi być ujęty w ewidencji czasu pracy. Jednak w dalszym ciągu pracodawca musi ewidencjonować urlopy oraz nieobecności w pracy.
W przypadku nie stosowania ewidencji czasu pracy pracodawca naraża się na karę grzywny od 1000 do 30 000zł. Wszystko dlatego, że brak prowadzenia takiej dokumentacji traktowany jest, jako wykroczenie przeciwko prawie pracownika. Z kolei fałszowanie ewidencji czasu pracy jest traktowane jako przestępstwo, za które może grozić również kara pozbawienia wolności. Dlatego też każdy przedsiębiorca powinien z należytą uwagą prowadzić zapis przepracowanych godzin oraz urlopów wszystkich pracowników.
