Karta paliwowa dla firmy – zarówno małej jak i dysponującej szerszą flotą pojazdów – to nie tylko pełna kontrola nad ponoszonymi wydatkami. Karta Shell dostępna na Fleetcor.pl przyspiesza procedury, ułatwia organizację transportu, umożliwia proste rozliczenie podróży służbowych, a przede wszystkim – zapewnia realne oszczędności.
Ograniczanie kosztów związanych z paliwami łączy przedsiębiorców niezależnie od branż prowadzonej działalności oraz stopnia rozwinięcia biznesu. To nieustanne poszukiwanie rozwiązań, które z jednej strony zapewnią bezproblemowe wykorzystanie pojazdu do codziennych zadań, ale z drugiej – nie będą generowały nadmiernych wydatków. Stąd dążenie do upraszczania procedur i minimalizacji kosztów. W ten trend karty paliwowe dla firm wpisują się doskonale.
Jak działa karta paliwowa
Zasięg kart paliwowych to tysiące stacji – należących zarówno do najbardziej rozpoznawalnych sieci jak i tych mniejszych. Dotyczy to całego kontynentu. Karta staje się więc naturalnym rozwiązaniem, które usprawnia codzienną pracę w skali nie tylko jednego kraju. Nie jest opcjonalnym gadżetem, a narzędziem istotnie wpływającym na działanie firm – szczególnie tych, których działalność w dużej mierze wymaga transportu, bezpośredniego kontaktu z klientami czy dostawcami.
Karta paliwowa to przede wszystkim bezpieczeństwo – widziane z kilku perspektyw. Jej posiadanie pozwala na bezproblemowe opłaty bezgotówkowe, a zarazem niewymagające firmowej karty kredytowej. Z drugiej strony: karta paliwowa to możliwość wykonania zakupów wyłącznie celowych i związanych z wykonaniem konkretnego zadania związanego z transportem.
Nie budzi więc ona żadnych zastrzeżeń w kontekście wykorzystania: nie posłuży do zakupów prywatnych, nie pozwoli również na wpisanie w wydatki firmowe nieprzewidzianych towarów. Zestawienie produktów, które można nabyć przy wykorzystaniu karty jest ściśle i precyzyjnie ustalone. Może obejmować nie tylko bezgotówkowe opłaty za olej napędowy czy benzynę, ale również opłacanie autostrad czy i innych przepraw w Europie. Rozszerzenie wariantu uzależnione jest wyłącznie od decyzji osób odpowiedzialnych za weryfikację wydatków.
Karty paliwowe są więc całkowicie bezpieczne z punktu widzenia właściciela firmy. Ma on pełną kontrolę nad wydatkami. Decyduje o wysokości kosztów, poszczególnych limitach – zmiany możliwe są szybko i w trybie on-line.
Zalety nie ograniczają się wyłącznie do uproszczenia i przyspieszenia procedur – choć właśnie z tym najczęściej kojarzone są podstawowe korzyści. Obejmują one również łatwość księgowania. Faktury zagraniczne korygowane są o podatek VAT; właściciel floty transportowej – czy też niewielkiej sieci stosowanej w małej firmie – może również precyzyjniej rozliczyć wydatki na paliwa czy też przypisać je konkretnie do konkretnych pracowników.
Karty paliwowe to również realne oszczędności. Ich używanie wiąże się z indywidualnie nadawanymi – i odpowiednio obniżonymi – cenami. Olej napędowy lub benzyna może być, dzięki rabatom jakie dają karty paliwowe, tańsza nawet o 10 procent. Atrakcyjne ceny są efektem wewnętrznych porozumień pomiędzy operatorami a podmiotami obsługującymi karty.
Co ważne, niższe ceny paliw nie ograniczają możliwości przedłużenia terminu zapłaty. Transakcje kartami paliwowymi – z założenia oczywiście bezgotówkowe – opłacane są na podstawie zbiorczych faktur z kilkunastodniowym terminem zapłaty. W efekcie zapłata za karty paliwowe następuje często niemal miesiąc po tankowaniu. W przypadku firm, dla których opłaty za paliwo stanowią dużą część comiesięcznych wydatków ponoszonych na działalność, możliwość przedłużenia okresu spłaty bezpośrednio wpływa na płynność finansową.
Jak wybrać kartę paliwową dla małej firmy
Karty paliwowe przez lata były domeną dużych firm – często przewoźników oraz przedsiębiorstw regularnie zajmujących się mniejszym transportem. Nowością są rozwiązania dla mniejszych podmiotów, nawet obejmujących jednoosobowe działalności gospodarcze. Niewielkie firmy coraz częściej mogą korzystać z kart paliwowych, których założenia opracowywane są właśnie z konkretnym założeniem udogodnień odpowiadających średniemu i małemu biznesowi.
Wybierając karty przede wszystkim warto kierować się jej potencjałem – możliwości poszczególnych operatorów często mogą różnić się detalami wpływającymi bezpośrednio na komfort użytkowników. Warto zweryfikować liczbę stacji, które zapewniają obsługę przy wykorzystaniu karty. Uwagę zwrócić trzeba na specyfikę poszczególnych punktów na mapie – nawet niewielkie firmy mogą potrzebować swobodnego dostępu do specjalistycznych dystrybutorów lub stacji przeznaczonych dla nietypowego, ciężkiego transportu.
Istotna – nie tylko dla małych firm – jest kwestia łatwości weryfikacji firmy. Karty paliwowe to kwestia zaufania: opóźniony termin zapłaty oraz możliwości zaciągnięcia sporych zobowiązań sprawiają, że operatorzy starają się maksymalnie zabezpieczyć się przed ewentualnymi problemami. Dobra karta paliwowa dla małej firmy nie powinna wiązać się z nadmierną weryfikacją oraz wysokim depozytem – w przypadku niewielkich przedsiębiorstw kwestia zabezpieczeń może być regulowana w łatwiejszy, prostszy sposób zdecydowanie lepiej odpowiadający ich możliwościom.
Karta paliwowa a formalności
Jak zorganizować karty paliwowe dla małej firmy szybko i bez wyjątkowych procedur? Wystarczy dostęp do internetu – cały proces przejść można składając zamówienie poprzez serwis internetowy. To wyjątkowo komfortowe rozwiązanie idealne m.in. dla właścicieli niewielkich firm, w których nie ma zespołów i działów odpowiedzialnych za kompleksową logistykę i drobiazgowe ustalanie warunków.
Możliwość szybkiego wygenerowania karty paliwowej daje Fleetcor – sprawdzony operator oferujący kilka różnych wariantów obsługi w zależności od wielkości i specyfiki konkretnego przedsiębiorcy. Internetowa rejestracja karty paliwowej zdecydowania usprawnia czas jej wydania. Dane oraz ich potwierdzenie – wraz z podpisaną umową – wystarczają do tego, by uruchomić działanie karty tuż po zamknięciu wszystkich formalności. Operatorzy umożliwiają oczywiście również kontakt bezpośredni z konsultantami, którzy – oprócz samej rejestracji – udzielają dodatkowych informacji i są w stanie rozwiać ewentualne niejasności.
Faktury za karty paliwowe dostępne są on-line: zarówno w formie elektronicznej wysyłanej na wskazane adresy poczty elektronicznej jak i poprzez portal. Serwis Fleetcor umożliwia praktycznie bezobsługowe generowanie dokumentów sprzedaży – przy czym opcjonalnie, dla zwolenników tradycyjnych rozwiązań, zapewnia też faktury w formie papierowej i dostarczane pocztą.
Realne oszczędności dla firmy
Właśnie wysokość faktur często okazuje się argumentem, który przekonuje przedsiębiorców do stosowania kart paliwowych. Umożliwiają one realne oszczędności. Optymalizacja wydatków uzależniona jest od indywidualnych warunków oraz rozmiarów floty klientów. Operatorzy często mają jednak możliwość nie tylko stosowania ogólnie niższych przyjętych cen, ale także dodatkowych atrakcyjnych rabatów. Tak jest w przypadku Fleetcor; karta paliwowa euroShell zarejestrowana w okresie promocyjnym pozwala na obniżenie cen za litr paliwa nawet o 7 groszy. W przypadku firm z małą lub średniej wielkości flotą pojazdów – przy założeniu, że jej zużycie wynosi do 1,5 tys. l paliwa na miesiąc – to ponad sto zł netto oszczędności.
Warianty dopasowane do konkretnych potrzeb, obniżone koszty wraz ze skuteczniejszą kontrolą wydatków, szeroka sieć stacji paliw o sprawdzonej jakości produktów oraz pełne bezpieczeństwo transakcji – wszystko to sprawia, że karty paliwowe dla małych firm – takie, jak oferowane przez Fleetcor – stają się standardem. Rozwiązania będące dotychczas domeną głównie dużych firm transportowych wdrażane są w mniejszych przedsiębiorstwach, których właściciele cenią sobie szybkość całego procesu, łatwość obsługi oraz uproszczenie procedur związanych z księgowaniem.
